Is het verwerken van inkomende facturen in uw organisatie ook zo´n moeizaam proces? Dat kan beter met InvoiceConnector.

Handmatige invoer, uitvoerige communicatie met leveranciers, tijdrovende controles en trage routering naar de juiste personen. Allemaal aspecten die veel tijd kosten. InvoiceConnector optimaliseert uw complete factuurverwerkingsproces. Deze SAP add-on scant en leest facturen, herkent ze (OCR), importeert ze in SAP en stuurt ze ter accordering door uw organisatie.

Goedkeuringsroutings worden variabel gedefinieerd om diverse scenario’s te ondersteunen. Een aantal standaard workflowscenario’s is als best-practice opgenomen.

Méér structuur, beter gestroomlijnd

InvoiceConnector stroomlijnt de verwerking van facturen en minimaliseert risico’s. Het helpt uw crediteurenadministratie om processen rondom aanleg, beheer, controles en routering van facturen binnen de organisatie beter te structureren. Extra voordelen zijn het behalen van betaaltermijnen, het verbeteren van productiviteit en het optimaliseren van geldstromen.

Diepgaand inzicht

Met gedetailleerde rapportering volgt u de exacte status van een factuur, bij wie deze uitstaat ter goedkeuring en wat het aantal dagen tot aan de vervaldatum is. Statistieken geven inzicht in de gemiddelde goedkeuringstijd en het aantal goedgekeurde facturen, per gebruiker en per periode. U heeft inzicht in het percentage happy flow versus het percentage foutieve facturen. Onderverdeeld naar prijsverschil, hoeveelheid of welke parameter dan ook.

Voor elke factuur

Er is één single point of entry, ongeacht het format van de ontvangen factuur; papier, e-mail of e-electronic. Als u over een internetverbinding beschikt kunt u dus op ieder moment aan de slag. Dat betekent ook: 24/7 beschikbaar en geen hardware- en/of software investeringen voor Kofax ReadSoft Online nodig. U kunt dus snel starten. Er is een volledige integratie met InvoiceConnector SAP. Facturen komen direct in de SAP cockpit voor verdere verwerking.

Cockpit

Via een centrale SAP cockpit beheert uw crediteurenadministratie het complete factuurverwerkingsproces. Gescande facturen worden hier verwerkt en afgehandeld. De status van pending facturen kan dus op elk moment worden opgevraagd. Met bijvoorbeeld indicatie van de huidige bewerker, het aantal dagen dat de factuur openstaat en het aantal dagen tot de vervaldatum. Via geïntegreerde beheertools grijpt u in waar nodig, bijvoorbeeld door een factuur door te sturen naar een andere goedkeurder in geval van ziekte of afwezigheid.

Flexibel in te richten workflows

InvoiceConnector voorziet in tal van standaard workflows. Dat betekent dat specifieke wensen en eisen eenvoudig doorgevoerd worden via de normale instellingen. Hiervoor zijn geen aanpassingen in de programmacode nodig.

Gebruiksvriendelijke user interfaces

InvoiceConnector staat bekend om zijn gebruiksvriendelijke user interfaces. De ´schermen´ zien er dus vertrouwd uit. Alle informatie die nodig is om een beslissing te nemen bij factuurverwerking – factuurafbeelding, codering, bijlagen, goedkeuringshistorie – is op elk moment beschikbaar in één scherm. Er zijn verschillende alternatieven voor goedkeuring van een factuur: bijvoorbeeld via de SAP GUI en Fiori apps. InvoiceConnector biedt uitgebreide functionaliteiten en wordt als prettig in gebruik ervaren.

Hulp bij audits

InvoiceConnector optimaliseert het factuurverwerkingsproces en faciliteert een audit trail van goedkeuringen voor interne/externe audits en compliance aan externe reglementering als SOx.

Meer weten over InvoiceConnector SAP?

Neem contact op om vrijblijvend van gedachten te wisselen met een van onze consultants.